직장생활의 9할은 글쓰기입니다
문서 작성은 모든 직장인이 매일 처리해야 하는 일입니다. 아침에 출근하면 이메일을 체크하면서 즉각 답변해야 할 이메일을 써야 합니다. 뉴스를 살피다가 필요한 정보를 추려서 팀장에게 보고할 수 있는 형태로 정보보고를 작성합니다.
업무 일일보고도 문서작성에서 중요한 비중을 차지합니다. 소속된 팀에 부여된 기획안 작성은 틈틈이 다듬어야할 중요한 문서입니다. 주간 회의 자료도 작성해야 합니다.
외부 제안서는 직장인에게 정말 중요한 문서입니다. 외부 제안서를 잘 만들어 프로젝트를 성공시키면 승진과 성과급에서 유리한 위치를 차지합니다. 경우에 따라 회사의 보도자료를 작성하기도 합니다. 위기가 발생할 경우 위기대응용 문서를 작성해야 합니다.
문서는 대체로 텍스트를 중심 콘텐츠로 삼고 표, 그래프, 이미지 등 부가 콘텐츠가 첨가되는 형식을 띱니다. 또 문서는 팩트중심의 정보, 정보 분석, 대책 또는 방안, 배경지식 등으로 구성됩니다.
이처럼 직장생활에서 문서작성은 소통과 더불어 직장생활의 핵심입니다. 그런데 문서작성 스킬은 학교에서도, 직장에서도 따로 체계적으로 가르쳐주지 않습니다. 대부분의 조직에서 초안을 직장 선배나 상사에게 제출하면 첨삭지도를 받는 방식으로 문서교육이 이뤄집니다.
의사결정권자 또는 관리자는 실무자가 작성한 문서를 읽고 정보를 획득하고, 의사결정을 하고, 추가 솔루션을 찾습니다. 때로는 의문을 제기하면서 문제점을 찾습니다. 결재권자는 실무자가 작성 문서를 결재하면 최종 책임을 져야 하기에 모든 문서에 대해 예민하게 반응할 수밖에 없습니다.
의사결정권자에서 가장 문제가 많은 문서는 문서를 보자 마자 일단 뇌가 긴장하면서 읽기조차 싫은 문서입니다.
사전 소통없이 결재에 상신된 문서가 대부분 이 경우에 속합니다.
두번째 산만해서 무슨 말을 할려고 하는지를 알 수 없는 문서입니다. 핵심이 없거나, 불명확한 문서입니다. 핵심이 없는 문서는 대안이나 전략 대목에서 논리적 설득력이 떨어집니다.
셋째,텍스트, 도표, 그래프 등 양은 많지만 정작 중요한 정보는 누락된 문서입니다. 의사결정권자가 궁금해 하는 팩트가 빠진 문서입니다. 핵심에 관련된 팩트가 누락된 문서도 문제가 많은 문서입니다.
넷째,작성자나 발표자 중심으로 만든 문서입니다. 대표적으로 파워포인트로 작성하면서 한 페이지에 깨알같은 글씨를 많이 넣은 문서입니다.
다섯째,정직하지 않은 문서입니다. 문서에 소통하지 않은 사항을 슬쩍 끼워넣은 문서입니다.
의사결정권자의 눈에 한번에 들어가는 문서를 작성하기 위해서는 다음과 같은 원칙을 세우고 훈련을 거듭해야 합니다.
가장 중요한 원칙은 문서를 작성하는 사람 중심이 아니라 문서를 읽는 독자, 즉 관리자와 의사결정권자 중심으로 문서를 작성하는 원칙입니다.
아무런 사전 정보가 없는 독자가 기사만 읽고 발생한 사건이나 이슈의 핵심을 이해할 수 있습니다. 문서 작성에서도 독자가 아무런 사전 정보가 없어도 문서만 보고 핵심이 무엇인지, 의사결정은 어떻게 해야 하는지를 알 수 있도록 작성해야 합니다.
관리자와 의사결정권자를 독자로 생각하고 신문기사를 쓴다고 가정하면 문서 작성에 필요한 요소가 저절로 정해집니다.
문서 작성의 첫 출발은 자료수집 입니다. 필요한 팩트를 가능한 한 많이 확보해야 합니다. 내부에서 구할 수 있는 팩트를 모으고, 필요할 경우 외부에서 관련 팩트를 수집해야 합니다.
다음은 수집한 팩트를 쪼개어 분석하고 그 결과를 바탕으로 논리적으로 전체 얼개를 짜는 것입니다.
문서 작성 최종 단계에서 할 일은 작성한 문서를 보면서 스스로 질문을 던져보는 것입니다. 의사결정권자가 이 문서를 보고 무엇이라고 생각할까?
왜?라고 질문하면, 그래서 어떻게?라고 질문하면 뭐라고 답하지라고 질문을 던지고 스스로 짧게 답할 수 있도록 해야 합니다.
직장인의 문서작성 스킬 향상에 유용한 책을 선정하고, 가장 먼저 익혀야할 스킬을 담은 장을 한 장 골라서 발췌독서 거리로 추천합니다.
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매주 한 권씩 읽되, 발췌대상을 메모하면서 읽고 10줄로 요약하여 과제로 제출합니다.
4권을 같은 요령으로 발췌독서하고 과제를 제출하면 수료증을 드립니다.
책 | 발췌대상 | 독서 포인트 |
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