한 줄 정리의 힘

보고나 회의때 상사가 테마와 관련된 추가 질문을 자주 던집니다. 또 간혹 테마와 동떨어진 것에 대해 “그것 뭐지”라고 질문을 던지기도 합니다. 이때 질문을 받은 사람의 답변은 두 종류로 갈라집니다. 3~5개 문장으로 상사가 알아듣기 쉽게 설명하는 사람과 다른 이야기를 장황하게 길게 하면서 질문의 핵심에 근접도 못하는 사람입니다.

쉬우면서도 짧게 설명을 잘하는 능력은 정말 중요합니다. 상사로부터 능력을 인정받을 수 있고, 언제든지 질문하면 원하는 답을 내는 직원이라는 평판도 얻을 수 있습니다.

쉽게 설명을 잘하는 능력을 갖추기 위해서는 지식을 습득할 때 자신의 뇌에 지식을 착 붙이고 자신의 언어로 설명하는 연습을 꾸준하게 해야 합니다.

아시다 스구루의 ‘한 줄 정리의 힘’은 책을 읽거나 회의에 참석했을 때 핵심 내용을 한 장에 정리하고, 이어 20자 안팎에서 한 줄로 정리하여 머리에 넣는 노하우를 알려줍니다.

스구루의 한 줄정리법중에서 이해란 세가지 의문이 풀린 상태라는 대목을 주목해서 읽기 바랍니다. 지식을 습득하거나, 보고서를 만들고 나서 스스로 질문을 던집니다. 무엇이며 왜, 그리고 어떻게라고.

Part II 두번째 비법

설명잘 하는 직원은 몸값이 다르다 편

1.출력이란 남에게 설명할 수 있는 것을 말한다.

일을 잘 한다는 평가를 받는 직장인에게는 몇가지 공통점이 있는데, 그중 하나가 무언가에 대해서 간단히 한 줄로 설명하는 능력이 뛰어나다는 사실이다.

2.토요타 선배

매우 훌륭한 상사로부터 제대로 일을 배울 기회가 있었다. 그 상사는 한 마디로 출력하는 능력, 즉 설명하는 능력이 탁월한 사람이었다. 그는 윗사람의 어떤 질문에도 당황하지 않고 쉽게 핵심포인트를 설명하였다. 그 상사가 이해하기 쉽게 설명한 그 안건은 자신이 담당했던 업무가 아니었다.

“어떻게 하면 매번 그처럼 간단하게 설명할 수 있으신 거예요?” 상사의 대답은 대단히 간단하면서도 본질적인 것이었다.

“나는 늘 혹시 누군가가 물어보면 설명할 수 있도록 사물을 이해한다네.”

3.이해란 남에게 설명할 수 있는 상태에 이른 것이다.

그의 그 말은 나에게 평생 간직할 만큼 커다란 깨달음을 주었다. 상사의 그 말은 거의 30자에 가깝기 때문에 20자 안팎의 한 줄로 정리해 보자.

4.이해에 대한 오해

지적으로 나 자신이 충족된 상태라고 생각하는 것은 나만 알고 있으면 된다는 식이다. 이해라는 말의 정의가 자기 완결형이다. 반면에 토요타의 상사는 실제로 남에게 설명할 기회가 있든 없든 모든 사물과 현상을 남에게 설명할 수 있는 수준으로 이해했다. 이것이 바로 출력형 학습관이자 업무관이다. 지금까지 이야기한 내용의 주제를 ‘학습’으로 바꾸어서 다듬어 보자.

5.학습이란 설명 가능할 정도로 사고를 정리하는 것

1인자는 질문에 답변하는 능력이 탁월하다

6.출력을 주된 주제에서 가장 중요한 키워드는 ‘설명’이다. 각 업계 정상급 강사들은 하나같이 질문에 일목요연하게 답을 하고는 했다.

그런데 도대체 그들은 어떻게 해서 그처럼 갑작스러운 질문에도 재치 있는 답변을 할 수 있었던 걸까? 그에 대한 답은 이거다. ‘어떤 사안에 대해 남에게 설명할 수 있을 정도로 이해하고 있기 때문이다.’

토요타 시절의 상사와 비즈니스 스쿨에서 만난 각계의 저명인사들을 보면, 결국 일 잘하는 사람들의 공통점은 설명하는 능력이 뛰어나다는 데 있다는 사실을 알 수 있다. 그래서 ‘출력’을 정의하는 키워드로 ‘설명하는 능력’을 선택했고, 다음과 같은 명제를 얻었다.

7.설명하는 능력이 직장에서의 평가를 좌우한다. 출력가능한 형태로 학습을 하면 얕고 표면적인 배움이 아니라 많은 사람들이 기울이고 싶어하는 본질적인 지식을 많이 저장할 수 있다. 그렇게 갖춘 지식을 다른 사람에게 알기 쉽게 설명할 수 있다면 주변에서 당신을 보는 눈이 달라지지 않을까?

‘이해한다는 것은 무엇인가?’라는 질문이다. ‘남에게 설명할 수 있도록 한다’는 말을 다르게 표현하면 ‘내 설명을 들은 상대방이 이해하도록 만든다’가 된다. 도대체 어떻게 해야 내 설명을 들은 상대방이 ‘알았다’고 확신할 수 있을까?

8.이해한다는 것은 세가지 의문이 풀린 상태다

혹독한 질문을 받았다. 당할 수만 없다는 생각에 질문을 종류별로 나눠보았다. 이러한 관점에서 무언가를 보고하고 연락하고 의논할 때 받는 질문을 꽤 오랫동안 연구했다. 그 결과 도달한 결론은, 이해한다는 것은 3개의 질문이 해결된 상태이며 각각 해당하는 의문사는 ‘What?’, ‘Why?’, ‘How?’라는 점이었다.

이 자료의 각 항목들도 What, Why, How로 분류할 수 있다.

· 기획의 개요, 회의 결과, 현상 파악 등 = What?

· 기획의 배경, 출장 목적, 원인 분석 등 = Why?

· 예산 및 발주처, 일정, 앞으로의 대책, 대책 마련 = How?

모든 질문은 세개의 의문사로 분류할 수 있다.

내가 작성하는 자료에 대해 항상 3개 의문사를 적용해보았다. 만족하는 사람이 늘어나고 질문 세계를 받는 일이 점점 줄어들었다. 나의 메시지가 상대방에게 잘 전달되면 일일 술술 풀린다.

9.늘 사고를 세가지 의문사에 따라 정리해보자

이처럼 안다는 것에 끝이 없는 이상 어느 시점에서 선을 그음으로써 우리는 그 정도의 수준에서 ‘알았다’고 받아들여야 한다. 나는 이것을 ‘아는 것의 관리’라고 부르는데, 그 경계를 찾는 데 가장 편리한 키워드가 ‘세 개의 의문사에 답할 수 있는 시점’이다.

그 시점에 이르면 나는 알았다고 받아들인다. ‘아는 것의 범위’를 한정하자, 실제로 사고 정리를 하는 과정에서 방황하는 일이 줄어들었다. 나 스스로 알았다고 인정하는 일이 많아져서 고민하지 않고 행동에 옮기거나 설명을 잘할 수 있는 일이 점점 늘어났다. 이처럼 자신에 넘치는 행동은 앞에서 설명한 대로 주변 사람들의 평가에도 긍정적인 영향을 미친다.

10. 2W 1H를 파악할 수 있도록 이해한다.

뭔가를 배운다는 것은 사고 정리의 과정을 반복하는 것이다. 앞에서 다룬 이해라는 주제를 학습으로 바꾸면 다음과 같이 정리할 수 있다. 학습도 세개의 의문에 답할 수 있도록 하면 된다.

세가지 의문에 답하면서 입력해두면 그것을 나중에 그대로 출력하듯이 실명하면 특정 방식으로 이해하는 사람이라도 전체적으로 설명을 들었다는 느낌이 들어 충분히 이해했습니다라고 말할 것이다,